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Dernière mise à jour : Le 23 septembre 2024

Déclaration de confidentialité de l’OUAC

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous »), une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO), s’engage à respecter votre vie privée. Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme universitaire de premier cycle ou à un programme d’une faculté de médecine, de droit, de formation à l’enseignement ou des sciences de la réadaptation de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC. Nous traitons également les demandes d’admission à d’autres programmes de cycle supérieur et professionnels offerts par les universités de l’Ontario, ainsi que les demandes de relevés de notes pour l’Ordre des enseignantes et des enseignants de l’Ontario et le Conseil Ontarien d’Évaluation des Qualifications. La présente Déclaration de confidentialité vise à vous informer de nos pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Avis et déclaration de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels relativement à une demande d’admission spécifique

Veuillez s.v.p. lire l’avis et déclaration qui suit s’appliquant à votre demande d’admission. Ces avis fournissent des renseignements additionnels sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, selon le type de demande d’admission que vous remplissez et soumettez.

En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de traiter votre demande d’admission. Vous nous autorisez également à divulguer aux universités auxquelles vous faites demande (les « universités sélectionnées ») les renseignements personnels que vous nous fournissez et tous autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC, conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter les politiques de vos universités sélectionnées.

Quels renseignements recueillons-nous?

Nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet des manières suivantes :

Renseignements que vous nous fournissez

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en rapport à votre demande d’admission.
  • Nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels que vous n’êtes pas tenu(e) de fournir dans le cadre de votre demande d’admission. Par exemple, vous pouvez fournir des renseignements personnels ayant trait à des programmes spéciaux ou dans le cadre de sondages.
  • Nous recueillons des renseignements relatifs au paiement lorsque vous effectuez (ou quelqu’un d’autre effectue) le paiement de votre demande d’admission, sauf les renseignement d’une carte utilisée à cette fin.
  • Il se peut que nous vous demandions de fournir vos renseignements personnels lorsque vous nous communiquez un commentaire ou une question.

Nous ne recueillons aucune donnée relative aux cartes de paiement. Si vous effectuez un paiement en ligne au moyen d’une carte de paiement, p. ex. une carte de crédit ou carte de débit, vous êtes alors connecté(e) directement à notre fournisseur de service de traitement des paiements en ligne et les données relatives à votre carte de paiement sont recueillies et traitées par ce dernier.

Renseignements que nous recueillons auprès de tiers

  • Nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet auprès d’autres sources, au besoin, notamment votre école secondaire, d’autres établissements d’enseignement que vous avez fréquentés, des fournisseurs tiers de résultats de tests et des références.

Renseignements que nous recueillons automatiquement

  • Nous recueillons les renseignements suivants lorsque vous visitez le site Web de l’OUAC :
    • l’adresse de protocole Internet de votre appareil (p. ex. IP 324.45.123.11);
    • le système d’exploitation de votre appareil et le navigateur Web que vous utilisez pour consulter le site Web de l’OUAC;
    • le site de renvoi, le cas échéant;
    • les pages que vous consultez dans le site Web de l’OUAC; et
    • la date, l’heure et la durée de votre visite.
  • Nous suivons vos activités en ligne dans le site Web de l’OUAC à l’aide de témoins et d’outils d’analyse Web.

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :

  • traiter votre demande d’admission aux universités de l’Ontario et vous fournir d’autres services.
  • vérifier et confirmer les renseignements contenus dans votre demande d’admission.
  • maintenir et améliorer le système de demande d’admission de l’OUAC.
  • communiquer avec vous au sujet de votre demande d’admission et d’autres services, y compris par courriel.
  • répondre à vos demandes et à vos questions.
  • traiter les demandes de transfert électronique de relevés de notes et de résultats de tests.
  • traiter les demandes d’information au sujet de votre paiement et y répondre.
  • créer des données, des données agrégées et des rapports devant être utilisés par nous, par les établissements d’enseignement et gouvernementaux et par des chercheurs.
  • mener des recherches et des analyses et prêter main-forte à d’autres activités de recherche.
  • protéger nos systèmes et l’intégrité de notre processus de vérification.
  • mener des enquêtes à la suite de revendications juridique et faire appliquer nos droits et ceux des universités de l’Ontario.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins auxquelles vous aurez consenti et à des fins permises ou exigées par la législation applicable.

Sauf indication contraire dans le présent paragraphe, nous maintenons votre demande d’admission pour une période de 7 ans après la fin du cycle annuel d’admission (décembre 2025), après quoi nous détruisons les renseignements personnellement identifiables et archivons les autres renseignements, conformément à notre politique de conservation et d’élimination des données. À la fin du cycle d’admission annuel, nous détruisons toute documentation supplémentaire (p. ex. déclarations personnelles, références, etc.) soumis en appui à votre demande d’admission. Vos documents ne vous seront ni retournés, ni réacheminés ni copiés avant leur destruction. Si vous débutez une demande d’admission sans toutefois la soumettre, nous détruirons tous les renseignements personnels connexes à la fin du cycle d’admission annuel.

Comment partageons-nous vos renseignements?

Nous préservons la confidentialité de vos renseignements personnels et les divulguons uniquement aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Nous partageons vos renseignements personnels avec les tiers suivants :

Universités

  • Nous divulguons les renseignements relatifs à votre demande d’admission à vos universités sélectionnées. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC conformément à leur législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Vous trouverez les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario sur les sites Web de ces dernières.
  • Nous communiquons des copies électroniques de documents papier à vos universités sélectionnées, tel qu’il est précisé dans les instructions relatives à la demande d’admission.
  • Si vous faites demande à une université canadienne située à l’extérieure de l’Ontario, nous communiquons vos données scolaires secondaires de l’Ontario à cette dernière, à votre demande.
  • Nous fournissons à vos universités sélectionnées l’accès à toute correspondance au sujet de votre demande d’admission.
  • Si vous faites demande à un programme conjoint ou de collaboration entre universités, ou entre une université et un collège, nous et/ou vos universités sélectionnées divulguerons les renseignements relatifs à votre demande d’admission au partenaire collégial ou universitaire pertinent.

Fournisseurs de services

  • Il se peut que nous transférions vos renseignements personnels à des tiers afin de traiter les demandes de transfert électronique de relevés de notes et de récupérer les résultats de tests. Par exemple, si vous exigez un relevé de notes d’un collège de l’Ontario en appui à une demande d’admission à une université, nous communiquons alors vos renseignements personnels à OCAS, lequel organisme demande le transfert de vos relevés de notes collégiaux en votre nom. Il se peut que nous exigions le transfert de relevés de notes et de résultats de tests en votre nom auprès d’autres organisations dans d’autres territoires de compétence au Canada et d’autres pays.
  • Si les résultats d’un test d’admission sont exigés dans le cadre de votre demande d’admission, nous fournissons vos renseignements personnels aux fournisseurs de résultats de test d’admission, afin d’obtenir ces derniers. Il se peut que lesdits fournisseurs de résultats de test d’admission soient situés à l’extérieur du Canada.
  • Il se peut que nous transférions vos renseignements personnels, si nécessaire, à des tiers qui fournissent des services en notre nom, notamment des fournisseurs services d’hébergement, de stockage et traitement de données, de recherche et analyse, et des vérificatrices et vérificateurs chargés d’analyser nos systèmes pour s’assurer de la protection de vos renseignements personnels.
  • Nous partageons vos renseignements personnels (ou les renseignements personnels de la personne qui paie les droits de votre demande d’admission) avec la société de carte de crédit ou de débit, le cas échéant, afin d’obtenir une autorisation de paiement. Nous ne conservons aucun renseignement sur les cartes de crédit ou de débit.

Nota : Il se peut que vos renseignements personnels soient stockés et traités dans un pays où est situé un fournisseur tiers que nous engageons. Par conséquent, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Canada vers des territoires de compétence ayant des règles de protection des données différentes de celles du Canada. Lorsque ces renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays en question, et peuvent ainsi être assujettis à la divulgation du gouvernement, des tribunaux ou des autorités policières ou réglementaire dudit pays, conformément aux lois de ce dernier.

Établissements d’enseignement, instances gouvernementales et chercheurs

  • Il se peut que nous divulguions vos renseignements personnels, scolaires, de choix de programme, d’offre, de confirmation et d’inscription aux universités de l’Ontario et aux écoles secondaires et/ou conseils scolaires de l’Ontario, à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de pratiques universitaires et de recherche. Vous trouverez les avis de collecte de renseignements personnels de ces établissements dans les sites Web de ces derniers.
  • Il se peut que nous divulguions des renseignements personnels au ministère des Collèges et Universités, à des fins d’élaboration de politiques et de recherche, tel qu’il est stipulé et autorisé par la Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités.
  • Il se peut que nous divulguions vos renseignements démographiques, scolaires, de choix de programme, d’offre, de confirmation et d’inscription à des chercheurs (à la discrétion de l’OUAC), à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de pratiques universitaires et de recherche.

De plus, il se peut que nous utilisions et divulguions vos renseignements si nous estimons qu’une telle utilisation ou une telle divulgation est permise, nécessaire ou appropriée :

  • en vertu des lois applicables;
  • afin de se conformer au processus judiciaire ou à quelque autre obligation légale, y compris nos obligations contractuelles;
  • afin de répondre aux demandes d’autorités gouvernementales;
  • afin de protéger nos opérations ou celles des universités ou de tiers;
  • afin de protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité et notre propriété, ainsi que ceux de nos affiliés, de vous-même et des autres; et
  • afin de nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les préjudices que nous pouvons subir, y compris le recouvrement de créances contractées par vous à notre égard.

Il se peut que nous transférions vos renseignements, personnels et autres, à un tiers, advenant quelque réorganisation, transfert ou autre aliénation de la totalité ou de la quasi-totalité de nos opérations ou actifs.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques afin de protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

  • Nous limitons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employées et employés et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de tels renseignements aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
  • Nous conservons des dossiers électroniques hors site dans le cadre de nos procédures de reprise après sinistre. Ces dossiers demeurent au Canada.
  • Nous utilisons des mesures de sécurité conformes aux normes de sécurité de l’industrie lors des activités de transfert de données. Les fichiers transférés verso ou à partir de l’OUAC utilisent un protocole Secure Socket Shell (SSH). Les fichiers contenant des renseignements personnels comprennent une couche d’encodage additionnelle.
  • Nos fournisseurs tiers sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans la limite des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour assurer la sécurité des renseignements personnels qui sont sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir que vos renseignements personnels seront toujours utilisés de façon conforme aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité; par ailleurs, puisqu’aucune méthode de transmission de stockage électronique d’information n’est parfaitement sécurisée ou dénuée d’erreurs, nous ne pouvons en garantir la sécurité absolue. Si vous avez des raisons de penser que vos échanges avec nous ne sont plus sécurisés (p. ex. si vous estimez que la sécurité de quelque renseignement que vous nous avez fourni a été compromise), veuillez alors communiquer immédiatement avec nous.

Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels ou les corriger?

Au cours d’un cycle d’admission, vous pouvez accéder à vos renseignements personnels en ligne et, dans la plupart des cas, y apporter des mises à jour. Si vous ne pouvez accéder à vos renseignements personnels en ligne ou y apporter des mises à jour, vous pouvez alors soumettre une demande par écrit demandant la révision des renseignements personnels à votre sujet; nous vous fournirons les renseignements personnels en question, dans la mesure requise par la loi. Vous pouvez aussi contester l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements personnels contenus dans nos dossiers. Si vous êtes en mesure de démontrer que vos renseignements personnels contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous apporterons alors les modifications nécessaires à renseignements personnels.

Sites Web et services de tiers

Nos sites Web comprennent des liens vers des sites tiers pertinents au processus de demande d’admission aux universités. La présente Déclaration de confidentialité ne s’étend à aucun site Web, produit ni service fourni par un tiers. Ces sites Web liés comportent leurs propres politiques de confidentialité distinctes, lesquelles nous vous recommandons de lire attentivement.

Nous n’avons aucun contrôle sur de tels sites Web et ne sommes donc aucunement responsables de la manière dont les organisations qui opèrent ces sites Web liés recueillent, utilisent, divulguent ou traitent vos renseignements personnels.

Modifications à la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité est actuelle à la date de « Dernière mise à jour » affichée à la partie supérieure de la présente page. Il se peut que nous mettions à jour la présente Déclaration de confidentialité de manière périodique, afin de refléter d’éventuelles modifications à nos pratiques en matière de renseignements personnels. En pareil cas, nous publierons la déclaration de confidentialité révisée dans le présent site Web. Nous traitons vos renseignements personnels conformément à la déclaration de confidentialité en vigueur au moment de la collecte desdits renseignements, ou selon votre consentement.

Pour communiquer avec nous

Prière de communiquer en tout temps avec notre agente ou agent de protection de la vie privée si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité, ou ayant rapport à vos renseignements personnels ou nos pratiques de confidentialité;
  • vous souhaitez accéder aux renseignements personnels à votre sujet dont nous avons la garde ou le contrôle, et/ou les corriger; ou
  • vous avez une plainte relativement à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Coordonnées de l’agente/agent de protection de la vie privée :

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