Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à une université spécifique
Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières.
Nous nous engageons à respecter votre vie privée. Le présent avis vient compléter notre Déclaration de confidentialité, et s’applique lorsque vous préparez, remplissez et soumettez une demande d’admission d’une université spécifique de l’Ontario. Prière de lire notre Déclaration de confidentialité.
En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir directement vos renseignements personnels auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de compléter et traiter votre demande d’admission. Vous acceptez également que nous communiquerons à l’université à laquelle vous faites demande (« l’université sélectionnée ») les renseignements personnels que vous nous fournissez et les autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission. L‘université sélectionnée recueille vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC, conformément à sa législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. L’université peut utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à ses propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter la politique de votre université sélectionnée.
Collecte de renseignements personnels
- Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en rapport à votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité, et ce, dans le but de traiter votre demande d’admission à votre université sélectionnée, y compris, le cas échéant :
- Vos relevés de notes scolaires/universitaires.
- Votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), lorsqu’il est fourni sur votre relevé de notes; il nous sert d’identifiant personnel pour votre compte OUAC.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de personne autochtone du Canada, si vous choisissez de les fournir.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de candidate ou candidat de première génération (vos parents/tutrices et/ou tuteurs n’ont pas fréquenté une université ou un collège), si vous choisissez de les fournir.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements sur votre identité de genre, si vous choisissez de les fournir. Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre », si vous choisissez de ne pas fournir votre identité de genre.
- Il se peut que nous recueillons vos renseignements personnels relatifs à la diversité, si vous choisissez de les fournir. Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » pour chaque question, si vous choisissez de ne pas fournir vos renseignements personnels relatifs à la diversité. Aucun programme, service, ni avantage ne vous sera interdit si vous décidez de ne pas fournir de tels renseignements.
- Nous recueillons des renseignements au sujet des bons d’échange OUAC, si vous choisissez de réglez vos droits d’admission à l’aide d’un bon d’échange OUAC acheté par votre université sélectionnée.
Utilisation des renseignements personnels
- Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Si vous commandez des relevés de notes scolaires en appui à votre demande d’admission, nous utiliserons vos renseignements personnels aux fins de traitement de votre demande de relevés de notes.
- Il se peut que nous et/ou votre université sélectionnée utilisions vos renseignements personnels, y compris, sans toutefois s’y limiter, votre date de naissance ou NISO à des fins d’identification et d’appariement de documents.
- Si vous choisissez de régler vos droits d’admission en utilisant un bon d’échange OUAC acheté par votre université sélectionnée, il se peut que nous combinions lesdits renseignements relatifs au bon d’échange OUAC à vos autres renseignements – personnels, scolaires, choix de demande, offres et confirmations – s’ils sont recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, afin de créer des données et des données agrégées, ainsi que des rapports. Il se peut que l’université sélectionnée qui a acheté le bon d’échange OUAC qui a défrayé les coûts de votre demande d’admission utilise les données, données agrégées et rapports conformément à ses propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnelles, à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.
- Il se peut que nous combinions vos renseignements relatifs à votre statut de personne autochtone au Canada, votre statut de candidate ou candidat de première génération, à votre identité de genre et/ou vos renseignements personnels relatifs à la diversité, à vos renseignements personnels, scolaires, relatifs à votre choix de programme, à vos offres et à vos confirmations s’ils sont recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, aux fins de création de données, de données agrégées et de rapports. Il se peut que votre université sélectionnée utilisent les données, données agrégées et rapports, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels.
Divulgation des renseignements personnels
- Nous divulguons vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels dans votre demande d’admission, à votre université sélectionnée. Ces renseignements pourraient se composer de vos données personnelles, scolaires, relatives à vos choix d’université/de programme, à vos offres et réponses à vos offres, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Si vous commandez des relevés de notes scolaires en appui à votre demande d’admission, nous divulguons vos renseignements personnels aux établissements en question, aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.
- Si vous débutez une demande d’admission sans toutefois la soumettre, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à votre université sélectionnée. Il se peut que votre université sélectionnée utilise ces renseignements afin de communiquer avec vous au sujet de votre demande d’admission non soumise. Nous détruirons tous les renseignements personnels ayant trait à une demande d’admission non soumise à la fin du cycle d’admission annuel, tel qu’il est stipulé dans notre Déclaration de confidentialité.
- Il se peut que nous et/ou votre université sélectionnée avisions les universités et les collèges à la grandeur du Canada, et/ou les autorités réglementaires et policières, à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignements ou si vous soumettez des renseignements dans votre demande d’admission qui sont jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, ou contiennent des preuves de malhonnêteté intellectuelle ou de conduite déraisonnable ou contraire à l’éthique.
Déclaration de la candidate ou du candidat
Vous consentez expressément aux pratiques en matière de renseignements personnels stipulées dans la Déclaration de confidentialité de l’OUAC et le présent Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à une université spécifique.
Vous certifiez ce qui suit :
Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis, ou à soumettre, dans le cadre de la présente demande d’admission, sont véridiques, complets et exacts, y compris mes déclarations de citoyenneté et de statut d’immigrant au Canada. Je certifie que toute Notice autobiographique et toutes soumissions personnelles fournies sont véridiques, exactes et rédigées entièrement et uniquement par moi et que tous les renseignements exigés dans le cadre de la présente demande d’admission ont été divulgués.
Je reconnais qu’il m’appartient d’informer l’OUAC et l’université de l’Ontario où j’ai fait demande ou je suis inscrit(e) de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission, et j’accepte de le faire dès que lesdites modifications sont apportées.
Vous acceptez également que vous devez :
- Fournir les renseignements personnels exigés dans la présente demande d’admission, ainsi que votre droit de demande d’admission. L’université ne retiendra pas la demande d’admission incomplète. De plus, il se peut que l’université exige des soumissions et/ou des renseignements personnels additionnels afin de compléter le traitement de votre demande d’admission.
- Garder confidentiels et sécurisés vos nom d’utilisateur OUAC, mot de passe et numéro de référence de demande d’admission. Vous devez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisé de ces renseignements.
Nota : Nous et l’université nous réservons le droit de vérifier toute information fournie dans le cadre de votre demande d’admission. Si vous dissimulez quelque renseignement que ce soit, ou si vous soumettez des renseignements jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, nous et/ou l’université pouvons, à notre seule discrétion, invalider la demande d’admission, ce qui entraînera son rejet immédiat ou la révocation d’une offre d’admission ou de l’inscription à l’université en question.
Pour plus d’information
- Consulter notre Déclaration de confidentialité.
- Communiquer avec l’agente ou l’agent de protection de la vie privée de l’OUAC :
Téléphone : 519 823-1940
Adresse électronique : privacyofficer@ouac.on.ca