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Dernière mise à jour : Le 16 septembre 2024

Demande d’admission au premier cycle – Avis et déclaration

Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission au premier cycle aux universités de l’Ontario

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme de premier cycle donnant droit à un grade et/ou à un programme ne menant pas à un grade d’une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC.

Nous nous engageons à respecter votre vie privée. Le présent avis vient compléter notre Déclaration de confidentialité, et s’applique lorsque vous préparez, remplissez et soumettez une demande d’admission au premier cycle d’une université de l’Ontario. Prière de lire notre Déclaration de confidentialité.

En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir directement vos renseignements personnels auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de compléter et traiter votre demande d’admission. Vous acceptez également que nous communiquerons aux universités auxquelles vous faites demande (les « universités sélectionnées ») les renseignements personnels que vous nous fournissez et les autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC, conformément à leur législation habilitante à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter les politiques de vos universités sélectionnées.

Collecte de renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en rapport à votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité, et ce, dans le but de traiter votre demande d’admission à vos universités sélectionnées, y compris :
    • Vos relevés de notes scolaires/universitaires.
    • Votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), lorsqu’il est fourni sur votre relevé de notes; il nous sert d’identifiant personnel pour votre compte OUAC.
  • Nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de personne autochtone du Canada, si vous choisissez de les fournir.
  • Nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de candidate ou candidat de première génération (vos parents/tutrices et/ou tuteurs n’ont pas fréquenté une université ou un collège), si vous choisissez de les fournir.
  • Nous recueillons des renseignements au sujet de votre identité de genre, si vous choisissez de les fournir. Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » si vous choisissez de ne pas fournir votre identité de genre.
  • Nous recueillons vos renseignements personnels relatifs à la diversité, si vous choisissez de les fournir, notamment :
    • Origine(s) ethnique(s) ou culturelle(s)
    • Religion et/ou identité spirituelle
    • Orientation sexuelle
    • Handicap

Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » pour chaque question, si vous choisissez de ne pas fournir vos renseignements personnels relatifs à la diversité. Aucun programme, service, ni avantage ne vous sera interdit si vous décidez de ne pas fournir de tels renseignements.

  • Nous recueillons des renseignements au sujet des bons d’échange OUAC, si vous choisissez de réglez vos droits d’admission à l’aide d’un bon d’échange OUAC acheté par une université sélectionnée.
  • Nous recueillons vos renseignements en matière d’inscription auprès du ministère des Collèges et Universités (MCU) de l’Ontario si vous êtes accepté(e) et que vous vous inscrivez à une université de l’Ontario.

Utilisation des renseignements personnels

  • Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
  • Si vous avez fait demande l’an dernier et que vous faites également demande cette année, aux fins d’admission à un ou plus d’un programme de premier cycle menant ou non à un diplôme à une ou plus d’une université de l’Ontario, il se peut que nous utilisions les renseignements scolaires recueillis l’an dernier afin de traiter votre demande de cette année.
  • Si vous commandez des relevés de notes scolaires en appui à votre demande d’admission, il se peut que nous utiliserons vos renseignements personnels aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.
  • Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées utilisions vos renseignements personnels, y compris, sans toutefois s’y limiter, votre date de naissance ou NISO à des fins d’identification et d’appariement de documents.
  • Il se peut que nous combinions les renseignements recueillis auprès du MCU sur les inscriptions universitaires à vos renseignements personnels et scolaires, à vos choix de programme, à vos offres et à vos confirmations, et ce, dans le cadre de votre demande d’admission, afin de créer des données et de produire des données agrégées et des rapports, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
  • Si vous choisissez de régler vos droits d’admission en utilisant un bon d’échange OUAC acheté par une université sélectionnée, il se peut que nous combinions lesdits renseignements relatifs au bon d’échange OUAC à vos autres renseignements – personnels, scolaires, choix de demande, offres, confirmations et inscription – recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, afin de créer des données et des données agrégées, ainsi que des rapports. Il se peut que l’université sélectionnée qui a acheté le bon d’échange OUAC qui a défrayé les coûts de votre demande d’admission utilise les données, données agrégées et rapports conformément à ses propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnelles, à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.
  • Il se peut que nous combinions vos renseignements relatifs à votre statut de personne autochtone au Canada, votre statut de candidate ou candidat de première génération, votre identité de genre et/ou vos renseignements personnels relatifs à la diversité, à vos renseignements personnels, scolaires, relatifs à votre choix de programme, à vos offres, à vos confirmations et à votre inscription recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, aux fins de création de données, de données agrégées et de rapports. Il se peut que vos universités sélectionnées utilisent les données, données agrégées et rapports, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels à des fins :
    • d’identifier tout préjugé inconscient ou racisme systémique dans le processus d’admission, et de suivre tout programme mis en œuvre afin de corriger un biais identifié.
    • de vous informer de programmes, services ou soutiens spécifiques accessibles aux groupes en quête d’équité, afin d’améliorer la disponibilité d’études universitaires pour les communautés en quête d’équité.
    • d’appuyer le processus d’admission. Les exemples comprennent, sans toutefois s’y limiter, l’envoi d’offres d’admission et l’attribution de bourses d’études.

Divulgation des renseignements personnels

  • Nous divulguons vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels compris dans votre demande d’admission, à chacune de vos universités sélectionnées – y compris vos renseignements personnelles, scolaires, relatives à vos choix d’université/de programme, à vos offres et réponses à vos offres, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
  • Nous divulguons vos renseignements personnels à votre école secondaire de l’Ontario et/ou votre conseil scolaire, afin de faciliter le processus de demande d’admission. Ceci comprend un nombre restreint de représentantes et représentants d’écoles secondaires et/ou de conseils scolaires de l’Ontario qui sont autorisés à mettre à jour les renseignements relatifs à vos études et à votre diplôme, que nous conservons à l’OUAC. Les avis de collecte de renseignements personnels des institutions gouvernementales de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque institution.
  • Il se peut que nous divulguions vos renseignements scolaires au ministère de l’Éducation de l’Ontario, afin de vérifier votre dossier scolaire.
  • Si vous commandez des relevés de notes scolaires en appui à votre demande d’admission, nous divulguons vos renseignements personnels aux établissements en question, aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.
  • Si vous comptez formuler une demande auprès du Régime d’aide financière aux étudiantes et étudiants de l’Ontario (RAFEO), et que vous fournissez votre autorisation et votre consentement spécifiquement à cette fin, nous divulguons vos renseignements personnels au MCU, afin qu’il puisse déterminer votre admissibilité à une aide financière.
  • Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées divulguions vos renseignements personnels au ministère de l’Éducation de l’Ontario, aux fins de validation ou d’attribution d’un NISO. Les avis de collecte de renseignements personnels des établissements gouvernementaux de l’Ontario se trouvent dans les sites Web de ces derniers.
  • Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées avisions les universités et les collèges à la grandeur du Canada, et/ou les autorités réglementaires et policières, à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignements ou si vous soumettez des renseignements dans votre demande d’admission qui sont jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, ou contiennent des preuves de malhonnêteté intellectuelle ou de conduite déraisonnable ou contraire à l’éthique.

Déclaration de la candidate ou du candidat

Vous consentez expressément aux pratiques en matière de renseignements personnels stipulées dans la Déclaration de confidentialité de l’OUAC et le présent Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission au premier cycle aux universités de l’Ontario.

Vous certifiez ce qui suit :

Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis, ou à soumettre, dans le cadre de la présente demande d’admission, sont véridiques, complets et exacts, y compris mes déclarations de citoyenneté et de statut d’immigrant au Canada. Je certifie que toute Notice autobiographique et toutes soumissions personnelles fournies sont véridiques, exactes et rédigées entièrement et uniquement par moi et que tous les renseignements exigés dans le cadre de la présente demande d’admission ont été communiqués.

Je reconnais qu’il m’appartient d’informer l’OUAC et les universités où j’ai fait demande ou je suis inscrit(e) de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission, et j’accepte de mettre à jour ma demande dès que lesdites modifications sont apportées.

Vous acceptez également que vous devez :

  • Fournir les renseignements personnels exigés dans la présente demande d’admission, ainsi que votre droit de demande d’admission. Les universités ne retiendront pas les demandes d’admission incomplètes. De plus, il se peut que les universités exigent des soumissions et/ou des renseignements personnels additionnels afin de compléter le traitement de votre demande d’admission.
  • Garder confidentiels et sécurisés vos nom d’utilisateur OUAC, mot de passe et numéro de référence de demande d’admission. Vous devez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisé de ces renseignements.

Nota : Nous et les universités nous réservons le droit de vérifier toute information fournie dans le cadre de votre demande d’admission. Si vous dissimulez quelque renseignement que ce soit, ou si vous soumettez des renseignements jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, nous et/ou les universités pouvons, à notre seule discrétion, invalider la demande d’admission, ce qui entraînera son rejet immédiat ou la révocation d’une offre d’admission ou de l’inscription à l’université en question.

Pour plus d’information

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