Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande du Service ontarien de demande d’admission en médecine (« OMSAS »)
Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme d’une faculté de médecine d’une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par le biais de l’OUAC.
Nous nous engageons à respecter votre vie privée. Le présent avis vient compléter notre Déclaration de confidentialité, et s’applique lorsque vous préparez, remplissez et soumettez une demande à une faculté de médecine d’une université de l’Ontario. Prière de lire notre Déclaration de confidentialité.
En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir directement vos renseignements personnels auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de compléter et traiter votre demande d’admission. Vous acceptez également que nous communiquerons aux universités auxquelles vous faites demande (les « universités sélectionnées ») les renseignements personnels que vous nous fournissez et les autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission. Les universités sélectionnées recueillent vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC conformément à leur législation habilitante à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans le site Web de chaque établissement. Pour plus d’information, prière de consulter les politiques de vos universités sélectionnées.
Collecte de renseignements personnels
- Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en rapport à votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité, et ce, dans le but de traiter votre demande d’admission à vos universités sélectionnées, y compris :
- Vos relevés de notes scolaires/universitaires.
- Votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), lorsqu’il est fourni sur votre relevé de notes; il nous sert d’identifiant personnel pour votre compte OUAC.
- Les résultats de votre Épreuve d’admission aux écoles de médecine (« MCAT ») reçus directement de l’Association of American Medical Colleges (AAMC).
- Vos renseignements personnels obtenus des personnes indiquées comme références.
- Nous recueillons des renseignements au sujet de votre participation au Programme de dispense des droits d’admission aux facultés de médecine de l’Ontario, si une dispense vous est accordée.
- Nous recueillons des renseignements au sujet de votre demande de considération relativement à un handicap, y compris vos documents justificatifs, si vous choisissez de soumettre le formulaire d’OMSAS de demande de considération relativement à un handicap (« OMSAS Disability-based Consideration for GPA Changes », disponible en anglais seulement) (le « Formulaire »).
- Nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de personne autochtone du Canada, si vous choisissez de les fournir.
- Nous recueillons des renseignements sur votre identité de genre, si vous choisissez de les fournir. Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre », si vous choisissez de ne pas fournir votre identité de genre.
- Nous recueillons vos renseignements personnels relatifs à la diversité, si vous choisissez de les fournir, notamment :
- Race
- Données socio-démographiques et socio-économiques (votre niveau actuel d’éducation ainsi que la profession, le niveau d’éducation et le niveau des revenus de vos parents/tutrices et/ou tuteurs)
- Orientation sexuelle
- Handicap
- Statut de génération
Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » pour chaque question, si vous choisissez de ne pas fournir vos renseignements personnels relatifs à la diversité. Aucun programme, service, ni avantage ne vous sera interdit si vous décidez de ne pas fournir de tels renseignements.
Utilisation des renseignements personnels
- Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées communiquions avec les personnes que vous identifiez à titre de vérificatrices et/ou vérificateurs et références, afin de confirmer les renseignements fournis dans votre demande d’admission.
- Si vous commandez des relevés de notes électroniques en appui à votre demande d’admission, nous utiliserons vos renseignements personnels aux fins de traitement de votre demande de relevés de notes.
- Nous et/ou vos universités sélectionnées utilisons votre date de naissance à des fins d’identification et d’appariement de documents.
- Si l’on vous accorde un report, vos renseignements personnels seront conservés afin de créer une nouvelle demande d’admission à un cycle d’admission subséquent.
- Il se peut que nous combinions les renseignements sur votre participation au Programme de dispense des droits d’admission aux facultés de médecine de l’Ontario à vos renseignements personnels et scolaires, à vos choix de programme, à vos offres, à vos confirmations et à votre inscription, et ce, dans le cadre de votre demande d’admission, aux fins de création de données et de données agrégées et de rapports. Il se peut que vos universités sélectionnées utilisent les données, données agrégées et rapports conformément à leurs propres politiques et pratiques et matière de renseignements personnels, à des fins d’admission, d’inscription et d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.
- Il se peut que nous combinions vos renseignements relatifs à votre numéro d’identification de l’AAMC, à votre statut de personne autochtone au Canada, à votre identité de genre et/ou vos renseignements personnels relatifs la diversité, à vos renseignements personnels, scolaires, relatifs à votre choix de programme, à vos offres, à vos confirmations et à votre inscription recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, aux fins de création de données, de données agrégées et de rapports. Il se peut que vos universités sélectionnées utilisent les données, données agrégées et rapports conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels à des fins :
- d’identifier tout préjugé inconscient ou racisme systémique dans le processus d’admission, et de suivre tout programme mis en œuvre afin de corriger un biais identifié.
- de vous informer de programmes, services ou soutiens spécifiques accessibles aux étudiantes et étudiants autochtones, dans le but d’améliorer la disponibilité de la formation médicale et des soins au sein des communautés autochtones.
- de mise à disposition de l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC) pour la recherche dans le domaine de l’éducation médicale.
Divulgation des renseignements personnels
- Nous divulguons vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels compris dans votre demande d’admission, à chacune de vos universités sélectionnées – y compris vos renseignements personnelles, scolaires, relatives à vos choix d’université/de programme, à vos offres et aux réponses à vos offres, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Nous divulguons vos renseignements personnels recueillis auprès des personnes que vous fournissez à titre de références à chacune de vos universités sélectionnées. Les renseignements personnels fournis par vos répondantes et/ou répondants sont strictement confidentiels et ne vous seront pas communiqués.
- Il se peut que nous communiquions vos renseignements personnels limités à vos vérificatrices et/ou vérificateurs et références afin de vérifier et confirmer les renseignements fournis dans votre demande d’admission.
- Si vous commandez des relevés de notes électroniques en appui à votre demande d’admission, nous divulguons vos renseignements personnels aux établissements en question, aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.
- Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées divulguions les données, données agrégés et rapports créés dans le cadre du Programme de dispense des droits du Service d’admission aux facultés de médecine, à l’AFMC et à Price of a Dream (POD), à des fins d’admission, d’inscription et d’élaboration de politiques universitaires et de recherche. Vous trouverez les avis de collecte de données dans les sites Web de ces établissements.
- Nous divulguons des renseignements au sujet de votre demande de considération relativement à un handicap, y compris le Formulaire et vos documents justificatifs, à vos universités sélectionnées. Il se peut que vos universités sélectionnées utilisent vos renseignements, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels. Vous trouverez les avis de collecte de données dans les sites Web de ces établissements.
- Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées divulguions vos renseignements personnels au ministère de l’Éducation, aux fins de validation ou d’attribution d’un NISO. Les avis de collecte de renseignements personnels des établissements gouvernementaux de l’Ontario se trouvent dans les sites Web de ces derniers.
- Si vous faites demande au Programme Militaire d’Études de Médecine (PMEM), vos universités sélectionnées divulguent vos renseignements personnels aux Forces armées canadiennes aux fins d’évaluer votre demande d’admission.
- Il se peut que nous et/ou vos universités sélectionnées avisions l’AFMC, les universités et les collèges à la grandeur du Canada, et/ou les autorités réglementaires et policières, à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignements ou si vous soumettez des renseignements dans votre demande d’admission qui sont jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, ou contiennent des preuves de malhonnêteté intellectuelle ou de conduite déraisonnable ou contraire à l’éthique.
- Si vous acceptez une offre d’admission d’une faculté de médecine du Canada, l’OUAC divulgue ces renseignements, ainsi que vos nom, identité de genre et date de naissance, à toutes les facultés de médecine canadiennes (programmes de langue anglaise), à des fins de gestion des inscriptions.
Déclaration de la candidate ou du candidat
Vous consentez expressément aux pratiques en matière de renseignements personnels stipulées dans la Déclaration de confidentialité de l’OUAC et le présent Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande du Service ontarien de demande d’admission en médecine (« OMSAS »).
Vous certifiez ce qui suit :
Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis, ou à soumettre, dans le cadre de la présente demande d’admission, sont véridiques, complets et exacts, y compris mes déclarations de citoyenneté et de statut d’immigrant au Canada. Je certifie que toute Notice autobiographique et toutes soumissions personnelles fournies sont véridiques, exactes et rédigées entièrement et uniquement par moi et que tous les renseignements exigés dans le cadre de la présente demande d’admission ont été divulgués.
Je reconnais qu’il m’appartient de lire et de bien comprendre les renseignements fournis dans le document intitulé Aptitudes et compétences essentielles pour l’admission à un programme de médecine menant à un grade.
Je reconnais qu’il m’appartient d’informer l’OUAC et les facultés de médecine de l’Ontario où j’ai fait demande ou je suis inscrit(e) de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission, et j’accepte de mettre à jour ma demande dès que lesdites modifications sont apportées.
Vous acceptez également que vous devez :
- Fournir les renseignements personnels exigés dans la présente demande d’admission, ainsi que votre droit de demande d’admission. Les facultés de médecine ne retiendront pas les demandes d’admission incomplètes. De plus, il se peut que les facultés de médecine exigent des soumissions et/ou des renseignements personnels additionnels afin de compléter le traitement de votre demande d’admission.
- Garder confidentiels et sécurisés vos nom d’utilisateur OUAC, mot de passe et numéro de référence de demande d’admission. Vous devez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisé de ces renseignements.
Nota : Nous et les universités nous réservons le droit de vérifier toute information fournie dans le cadre de votre demande d’admission. Si vous dissimulez quelque renseignement que ce soit, ou si vous soumettez des renseignements jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, nous et/ou les universités pouvons, à notre seule discrétion, invalider la demande d’admission, ce qui entraînera son rejet immédiat ou la révocation d’une offre d’admission ou de l’inscription à l’université en question.
Pour plus d’information
- Consulter notre Déclaration de confidentialité.
- Communiquer avec l’agente ou l’agent de protection de la vie privée de l’OUAC :
Téléphone : 519 823-1940
Adresse électronique : privacyofficer@ouac.on.ca